La gestion administrative n’est pas une mince affaire, et requiert une rigueur poussée à l’extrême. De plus, les documents administratifs sont parfois précieux car ils peuvent être demandés plusieurs années après leur édition. Pour réaliser sereinement vos documents administratifs dans un espace confortable tout en économisant du temps sur ces tâches fastidieuses, nous vous conseillons de vous équiper en conséquence.
Dans cet article, nous vous listons les différents éléments que nous jugeons indispensables pour vous aider dans votre gestion administrative.
Matériel de bureau, les basiques
Cela peut paraitre simple, mais il y a quelques produits et consommables qui sont indispensables à la réalisation de tâches administratives, comme de quoi écrire. Ainsi équipez-vous de stylos de couleurs différentes et de marqueurs, qui vous permettrons de mettre en valeur certains éléments comme les montants sur les factures par exemple. Pour vos écrits, nous vous conseillons l’acquisition de feuilles ou de cahiers, et sachant que si vous optez pour des feuilles volantes vous aurez besoin d’un classeur pour les organiser et les stocker.
Afin de pouvoir raturer ou réaliser quelques ébauches de texte avant une mise au propre, nous vous conseillons également de prendre avec vous un brouillon. Cela peut être des anciennes photocopies ratées, afin de ne pas gaspiller du papier, ou simplement un cahier de brouillon, qui permettra de noter des données non essentielles le temps d’un calcul par exemple. Afin de pouvoir gagner du temps et classifier facilement vos documents administratifs, nous vous conseillons l’acquisition de tampons encreurs. Ces tampons permettent d’apposer rapidement une date, une classification ou une signature sur un document. Bien évidemment, il existe de nombreux autres éléments qui pourraient vous faire gagner du temps lors de votre travail administratif, comme un agenda, un calendrier, des post-its, etc….
L’informatique, un outil devenu norme
Au fil des décennies, l’outil informatique s’est développé dans tous les bureaux et est devenu un standard. Il est notamment très utilisé pour la gestion de bureau et de documents administratifs, car il permet de dématérialiser la majorité des documents. Pour votre gestion administrative, nul besoin d’un ordinateur de la NASA, vous pouvez simplement opter pour un ordinateur simple avec des logiciels de traitement de texte et de calcul, comme le pack Office par exemple (Word, Excel,…). Ce type d’ordinateurs étant plutôt simple, son prix est également réduit.
Si votre volume de document à traiter ou à conserver est important, vous pouvez simplement acheter un disque dur supplémentaire pour votre ordinateur, ce qui permettra de stocker de manière sécurisée vos documents administratifs.
Choisir du mobilier adapté
Si la papeterie et l’informatique sont des supports essentiels à la réalisation de documents administratifs, choisir un mobilier adapté est également indispensable. En effet, vous pouvez être amené à utiliser le mobilier de bureau durant de nombreuses heures pour votre gestion administrative, surtout si cela a un lien avec votre activité professionnelle. Ainsi nous vous conseillons de ne pas négliger le confort et la qualité du mobilier, afin que celui-ci soit durable et pratique. Les premiers éléments de mobilier qui vous seront indispensable seront les équipements liés au stockage et au tri de documents, comme les étagères, les caissons ou les caisses d’archives.
Bien évidemment, le choix de votre bureau sera important, nous vous conseillons ainsi d’opter pour un bureau relativement grand ou large, afin de pouvoir y poser un ordinateur et avoir de la place pour écrire. Le bureau sera également très pratique pour stocker les essentiels dans un tiroir ou un caisson positionné en dessous.
Enfin, nous vous conseillons de vous équiper avec un fauteuil de bureau ergonomique et confortable, qui vous préservera des maux de dos, et où vous vous sentirai à l’aise durant les heures passer à traiter vos documents administratifs.
