Il est courant d’entendre certains affirmer que les archives ne servent à rien. Ça coûte de l’argent, ça prend de la place, et on ne s’en sert jamais. La vérité est bien évidemment plus complexe. Les archives sont non seulement requises légalement, mais surtout elles constituent une base de données très riche pour une entreprise. Avantages, matériel important… Dans cet article, découvrez tous nos conseils incontournables pour une organisation efficace de vos archives.
Pourquoi l’archivage est-il aussi important ?
L’archivage ne se résume à garder des vieux papiers dans des boîtes là où l’on a de la place. La question de l’archivage est bien plus complexe qu’elle n’en a l’air. Tout d’abord, il est important de savoir que l’archivage est un requis légal. Tous les documents que vous pouvez régulièrement voir circuler ne sont pas inutiles. Documents commerciaux, fiscaux, immobiliers ou juridiques : les différents services administratifs peuvent requérir certaines archives pour des contrôles, voire parfois pour des procédures juridiques. A titre d’exemple, des pièces comptables ou fiscales sont à conserver 4 ans au minimum, ou même jusqu’à 30 ans pour les titres de propriété ou de cession de biens immobiliers.
Enjeux et dangers d’un stockage inefficace
L’enjeu n’est pas non plus de stocker tout et n’importe quoi. Comme évoqué plus tôt, l’archivage peut être coûteux en argent (achat de fournitures, de meubles de stockage) et en espace. En cas de manque de prudence, il peut aussi être inefficace, et des papiers stockés peuvent être perdus dans la masse et jamais retrouvés. Cela aura plus de chance d’arriver plus une entreprise sera de taille importante, et plus le volume de documents en circulation sera élevé. Prudence également sur le lieu où vos archives seront stockées. Un accident pourra être vite arriver si vos archives sont entreposées dans une pièce mal isolée, ou surtout humide ce qui pourrait simplement conduire à la destruction de vos archives.
Comment stocker efficacement ses archives ?
Comme noté auparavant, réfléchissez en premier lieu à l’optimisation de l’espace, et notamment à la meilleure pièce où positionner vos archives. Mais un autre enjeu crucial sera la question du mobilier. Assurez-vous de vous équiper en matériel de rangement d’archives de qualité et en quantité suffisante. Plusieurs options sont à votre disposition, mais les options les plus courantes sont d’avoir recours à une armoire à rayonnage, et à des classeurs étiquetés pour bien organiser vos archives. Dernière astuce : mettez en place des processus de vérification régulière du rangement de vos archives, et notamment de suppression des archives dépassées. Arrive en effet un jour où une archive deviendra inutile, et où il sera conseillé de vous en débarrasser pour éviter de prendre de l’espace inutilement.
