Il n’est pas toujours évident d’être organisé en entreprise. Entre les documents administratifs, les factures, les stocks, les contrats… Il est nécessaire de s’organiser non seulement par rapport aux besoins de l’entreprise, aux personnes, mais aussi à l’espace disponible. Pour être organisé, il suffit parfois de trouver les bons outils de rangement pour vos documents. Pour vous aider dans votre recherche, nous vous formulons quelques conseils dans cet article afin d’opter pour les rangements de documents qui correspondent le mieux à vous et votre entreprise.
Être organisé dans ses documents papiers et numériques
La clé d’une bonne productivité en entreprise est l’organisation. Être organisé en entreprise passe par une bonne communication et une classification de dossiers méthodique et efficace. Pour cela, il faut trouver la méthode de classification qui paraît la plus appropriée à votre entreprise. Classer vous vos documents d’abord par client, par service, par date, par tâche réalisée ? Une bonne classification doit être bien pensée, à la façon d’une arborescence, pensez d’abord à ce qui se trouve en haut, puis aux étapes d’après. L’arborescence la plus logique pour l’organisation de votre entreprise (en fonction des différents services et de votre activité) vous permettra de classer vos documents papiers et numériques de la façon la plus appropriée. Pour vos documents papiers vous pourrez ensuite trouver les outils de rangement de documents les plus adaptés, classeurs, trieurs, boîtes… Il est aussi important de classer vos documents numériques avec rigueur et d’avoir une bonne ergonomie de bureau numérique. D’autant que mieux vous serez organisé numériquement, moins vous disposerez de papiers par soucis d’économie de papiers et de praticité, et plus vous libérerez de la place et serez organisé dans vos documents papiers.
Trouver les outils de rangements idéals pour votre activité et votre espace
Comme nous venons de le rappeler, la gestion de l’espace à un grand rôle dans la classification des documents. Si vous disposez de peu d’espace, privilégiez les rangements en hauteur comme les armoires et caissons suspendus. Trouvez les outils de rangement de documents qui optimiserons au maximum votre espace de travail. Si vous ou vos employés travaillent dans les open-space, optimisez également la place pour ne pas encombrer le passage et offrir un espace de travail organisé et aéré, pour mettre votre personnel dans de bonnes conditions. Enfin, si vous disposez de pièces ou d’endroits étroits non utilisés, c’est une bonne idée de s’en servir comme pièce d’archives. Placez vos documents dont vous n’avez pas actuellement besoin mais que vous devez préserver dans ces pièces pour ne pas encombrer inutilement votre espace de travail quotidien. Il est aussi important d’organiser ses pièces d’archives, au risque de ne jamais retrouvé un document que vous auriez rangé là des mois ou années auparavant. Utilisez des boîtes d’archives en précisant ce qu’elles contiennent ou des classeurs.
Adopter une méthode de classement unique dans votre entreprise
Pour finir, nous vous conseillons de ne pas changer d’organisation numérique et papier régulièrement. Préservez sa méthode de classification dans le temps c’est s’y retrouver facilement et gagner en productivité, mais si cette méthode est régulièrement changée, ces effets disparaîtront. Enfin, elle permet aussi aux nouveaux venus dans l’entreprise de vite s’y retrouver et de devenir opérationnel au niveau de la recherche de documents. C’est un point non négligeable en entreprise, encore plus si vous avez un turn-over assez élevé. N’hésitez pas à nous faire part de votre avis ou de vos astuces en commentaires !
